Privacy Policy e Cookie

Privacy Policy e Cookie: obblighi di legge e novità per il 2022

Indice

Quando si realizza un sito web, ci sono alcuni obblighi di legge a cui si deve adempiere se non si vuole rischiare di incorrere in sanzioni.

Questi obblighi di legge riguardano la trasparenza delle informazioni fornite all’utente e l’uso dei dati che vengono raccolti all’interno del nostro sito web.

Informazioni legali

Il primo step fondamentale che bisogna compiere è quello di inserire le informazioni legali: si tratta delle informazioni riguardanti la società titolare del sito web e sono differenti nel caso in cui si tratti di società di persone o di società di capitali.

In entrambi i casi la pubblicazione della partita iva nella homepage è obbligatoria, pertanto è preferibile inserirla nel footer, per tutti gli altri dati sarà sufficiente includerli in una pagina dedicata e facilmente consultabile.

Privacy Policy

Dal 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo regolamento europeo in materia di protezione dei dati personali (GDPR). Questo regolamento non riguarda solo i siti web, ma qualsiasi modo in cui la società entri a contatto con informazioni personali sia di persone interne alla società che esterne.

Per dati personali si intendono tutte quelle informazioni che identificano o rendono identificabile una persona fisica, come ad esempio nome, foto, indirizzo e-mail, abitudini, stile di vita, ecc.

Pertanto le aziende a questo punto dovrebbero già essersi adeguate a tali norme.

Per quanto riguarda i siti web però, nel momento in cui ci si accinge a realizzarne uno nuovo è necessario redare una Privacy Policy, ovvero un documento che informa gli utenti che navigano sul sito web sulle modalità e le finalità per cui vengono raccolti e trattati i dati personali.

Sarà inoltre necessario chiarire le modalità di raccolta e di revoca del consenso.

L’informativa dovrà contenere le seguenti informazioni:

– Identità del titolare del sito;
– Data di creazione dell’informativa;
– Notifica delle modifiche alla Privacy Policy;
– Quali dati vengono trattati e per quale finalità;
– Servizi terzi che hanno accesso ai dati personali degli utenti (chi sono e la tipologia dei dati raccolti);
– Modalità dei diritti in relazione ai dati letti (diritto di essere informati, di accesso, di rettifica, di opposizione, di portabilità, di cancellazione, di limitare il trattamento, relativo ai processi decisionali automatizzati e alla profilazione).

È importante, inoltre, tenere conto del fatto che il GDPR parla di minimizzazione del trattamento dei dati, ovvero che i dati personali raccolti devono essere limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.

Moduli di contatto e invio newsletter

Qualora all’interno del sito web vi siano dei moduli di contatto è obbligatorio, per ogni modulo, inserire una casella di spunta attraverso la quale raccogliere il consenso al trattamento dei dati che abbia un link diretto alla Privacy Policy. Lo stesso vale anche per la registrazione alla newsletter.

Inoltre, se contestualmente all’invio del modulo di contatto volessimo utilizzare la mail dell’utente per inviare materiale di marketing attraverso una newsletter, è necessario inserire una seconda casella di spunta, come nell’esempio qui sotto:
Caselle di spunta
N.B. Per entrambe le caselle di spunta è obbligatorio che non siano pre-flaggate (ovvero già contrassegnate con il segno di spunta).

I Cookie

I cookie sono delle porzioni di codice necessarie per il corretto funzionamento del sito web o che vengono utilizzate per raccogliere delle informazioni sull’utente e sulla sua navigazione all’interno del sito.
Esistono diverse tipologie di cookie, ognuno con un compito diverso, ma oggi non entreremo nel dettaglio di questi aspetti tecnici. È sufficiente sapere che queste porzioni di codice garantiscono il corretto funzionamento dello stesso e un’esperienza utente migliore e personalizzata.

Per quanto riguarda i cookie è obbligatorio informare l’utente nel caso in cui il sito li utilizzi e raccogliere il consenso preventivo al loro uso.

L’uso dei cookie deve essere regolamentato da una Cookie Policy in cui si chiarisce quali sono i cookie presenti nel sito, come funzionano e quali sono le informazioni che raccolgono.
Per informare e raccogliere il consenso dell’utente è necessario inserire un banner o un popup che sia immediatamente visibile all’apertura del sito web.

Novità sui Cookie in vigore da gennaio 2022

Le nuove norme stabilite dal Garante della Privacy riguardano proprio i cookie ed entro gennaio 2022 sarà necessario adeguare tutti i siti web già esistenti.

Ma vediamo insieme quali sono queste norme.

Prima di tutto si ribadisce il concetto che l’utente va informato in maniera chiara e inequivocabile della presenza dei cookie.
– Il banner deve essere ben visibile, ma allo stesso tempo non deve avere una presenza invadente nello schermo che possa causare scelte non volontarie;
– Deve contenere le prime informazioni sulla presenza dei cookie e sulle loro funzioni;
– Deve essere presente un link alla Cooke Policy;
– I bottoni devono essere ben visibili e esprimere chiaramente la loro funzione.

L’utente dovrà esprimere espressamente la sua accettazione, pertanto l’azione di scroll non si ritiene sufficiente per tale intento e non dovrà essere possibile la navigazione all’interno del sito finché non verrà acquisito il consenso.

Inoltre, oltre al tasto “accetta tutto” e “rifiuta tutto” dovrà essere possibile selezionare quali cookie si accettano: dovrà esserci dunque un elenco dei cookie utilizzati dal sito da poter selezionare per stabilire a quali si da il consenso e queste voci non potranno essere già preselezionate, tranne che per i cookie necessari (consenso granulare).
I cookie pertanto non dovranno essere già attivi prima che l’utente faccia la sua scelta.

Ecco un esempio di banner:
Banner Cookie
Un’altra novità importante riguarda il fatto che in ogni pagina dovrà essere presente e ben visibile un pulsante che permetta di accedere alle impostazioni dei cookie e modificare le proprie preferenze.

All’interno della Cookie Policy dovranno essere specificati i Cookie utilizzati e la loro durata. Infine sarà necessario avere un registro in cui vengano conservate le preferenze degli utenti e non ripresentare il banner per accessi al sito web successivi al primo qualora l’utente abbia già espresso le proprie preferenze, fatti salvo i casi in cui siano state fatte delle modifiche al trattamento dei dati o siano passati almeno 6 mesi.

Per ulteriori informazioni o approfondimenti vi lascio un link al sito web del garante della privacy: https://www.garanteprivacy.it/home/docweb/-/docweb-display/docweb/9677876

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